成都航空职业技术学院OA系统应用管理办法(讨论稿)

发布日期: 2015-07-25


成都航空职业技术学院

OA系统应用管理办法

(讨论稿)

 

第一章  总 

 

第一条    为保障学院办公自动化系统(以下简称OA)安全、有效、规范运行,根据学院信息化建设实施要求,结合学院实际,制定本办法。

第二条   推行OA系统目的在于实现学院无纸化协同办公,提高工作效率,并为下一步学院信息化系统ERPEducation Resource Program:教育资源管理方案)的建设、运行奠定基础。OA系统运行应坚持优化办公、业务处理流程化、提高办公效率和降低管理成本的原则,利用OA系统处理办公业务应符合学院管理和业务流程的有关规定。

第三条    OA系统自动对协同工作进行跟踪,并对部门、员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录,并作为学院各类考核的参考依据之一。

第四条    本办法适应于全学院。

第二章  安全保密管理

第五条    OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和学院工作信息秘密保护的有关规定,确保国家秘密和学院工作信息秘密的安全。

第六条    OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及学院工作信息秘密机密级以上的公文在使用OA发布,要严格限制发布范围,该范围由学院相关信息发布和访问权限的文件确定。

第七条    通过OA统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力,除按有关规定必需采用纸质文件存档外,无需另行打印。

第八条    OA统通过用户名和密码进行身份管理和认证,使用人员首次登录系统后应及时更换密码,不得泄露给他人,由于密码泄露造成的损失及后果由本人负责。

 

第三章  系统运行人员及职责管理

 

第九条    学院党委行政办公室负责领导OA系统的应用推广、运行管理和检查工作。现代教育与信息技术中心负责OA系统的培训、日常维护及技术支持工作,并设立一名系统管理员,负责OA统基础数据设置及数据备份。

第十条    学院所属各部门负责OA系统的操作使用。各部门设立一名OA管理员,负责本单位OA系统的日常管理、内部培训和简单维护,并负责对本部门文档进行管理。各单位应积极利用OA系统开展工作,并提出进一步完善OA系统的意见和建议。

 

第四章 系统运行操作管理

 

第十一条在学院内,电子文件与相同内容的纸质文件,具有同等效力,OA系统内传递的电子文件将作为学院内部贯彻执行工作和办理业务的重要依据。

第十二条员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定:

1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA系统使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务。若因不登录OA系统或不使用OA系统造成工作延误或漏办,责任由本人承担。各工作人员只要在OA系统上发布了信息、发起了协同,没有以其他方式另行通知的义务。

2、员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。所发起的办公、教学业务处理事项如有时间限定,必须规定完成期限。

3、学院员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程必须在规定的期限内处理完毕。如有出差、请假等特殊原因离开时,须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

4、坐班人员每天上班后应立即打开电脑登录OA系统进行办公,中途若长时间离开办公室以及下班后,应退出OA系统。

5、经常出差的领导及员工,应保证在外能够及时访问OA处理工作,如无法保证正常访问,应选择合适的OA代理人进行处理。

第十三条 OA系统试运行结束后学院日常办公将全部统一到OA系统平台,凡是能在OA系统上运行的各类办公事项及业务流程,均不得以纸质文件传递办公(特殊情况和OA系统尚未覆盖的部门除外),否则受理部门可拒绝办理。

第十四条 OA系统公共信息管理实行实名制,不得在OA系统上发布与学院工作无关的公告或调查;应避免在讨论区发布私人事务,尊重他人权益及隐私,言论应遵守国家相关法律法规。

第十五条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公、教学业务流程,涉及的相关单位及部门应按照流程的规定处理各项业务,流程定制发起的单位及部门负责流程模板的完善。

 

第五章 业务管理规则

 

第十六条发文

学院文件(红头文件)的签发流程由党委行政办公室制定。

第十七条文档管理

1、一般文档管理:各单位文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到单位“单位文档”对应目录中;并根据权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

2、公文文档管理:公文处理的流程完成后,文件自动归档到电子档案库,形成归档文件,档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案,供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请,由档案管理人员授权后查阅。

第十八条 日常办公

1、协同办公:日常办公、处理业务、文件、信息传递等,除有规定流程或模板外,一般采用协同方式办理,也包括请示、汇报、申请、寻求帮助,以及领导审批、交办工作、了解情况等。

2、报表管理:领导需要查看的业务报表,业务人员除了在目标文档中存放并给予领导查阅权限外,还需要以协同方式传递通知相关领导。

3、会议管理:召开会议前,由会议召集部门或人员填写会议室申请单,确定会议室后,发布会议通知至所有参会人员。会议通知一般应设定会前提醒。

4、公告管理:由各公告板块负责部门起草公告、通知等信息,交领导审核后在OA系统上直接发布。其中,行政公告由党委行政办公室负责,人事公告由组织人事部负责,财务公告由财务处负责。

5、新闻发布:由各部门拟稿后,填写新闻发布申请单,由各部门领导审批后交宣传统战部,宣传统战部负责审核或交各相关领导审批通过后发布。

6、信息报送:针对OA信息的修改和变更,填写OA信息变更申请单,交现代教育与信息技术中心进行统一处理和归档。

第六章 附则

 

第十九条 本办法自下发之日起执行。

第二十条 本办法由学院党委行政办公室负责解释。

 

电话: 028-88459507