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档案管理    
成都航空职业技术学院档案工作管理办法
发布时间:2022-04-28  来源: 

 

成都航空职业技术学院档案工作管理办法

 

为进一步规范学院的档案工作,确保各类档案及时、完整地归档,提高学院档案科学化、现代化管理水平,使档案工作更好地为学院的建设发展服务,按照200891日颁布实施的《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27)和《中华人民共和国档案法》等法律法规要求,结合《成都航空职业技术学院档案工作管理条例》(试行)(成航委发〔200337号)以及学院建设发展实际,制订本办法。

 

第一章   

 

第一条 我院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第二条 我院档案是学院的宝贵财富,是对学院建立、建设和发展历史过程的记录,是全院师生员工的劳动成果和智慧的结晶,也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志之一。学院各级组织应加强对本部门档案工作的领导,把档案工作纳入学院发展规划和年度计划,纳入学院管理制度和有关人员职责范围。

第三条 学院各单位及全院师生员工应按照本条例,认真承担起收集、整理、归档和保护档案的义务。

 

第二章  管理体制及职责

 

第四条 学院档案室设在党委院部办公室,由党委院部办公室负责全院档案管理并对全院档案工作实行统筹规划、组织协调和监督指导。

第五条 学院由一名院领导分管档案工作。各单位应由一名负责人分管本单位的档案工作,同时配备至少一名兼职档案人员负责对本单位档案进行收集、整理和归档。

第六条 学院档案室的基本职责是:

1、宣传、贯彻、执行国家和地方关于档案工作的政策法规。

2、负责规划和协调学院的档案工作,制订并组织实施学院档案工作各项规章制度。负责对各单位档案工作进行指导、监督和检查,并对全院兼职档案员进行业务培训。

3、负责学院各类档案、重要资料和实物的接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管和利用。

4、编制检索工具,编研、出版档案史料,积极开发档案信息资源。

5、组织开展档案信息化建设和电子文件归档工作。

6、严格执行国家和学院的保密制度,切实做好档案保密工作,确保档案安全。

7、积极参与校内外学术交流和协作活动,努力提高档案人员业务水平和综合素质。

8、开展档案宣传及利用咨询服务,为学院教学、科研、管理等工作及社会服务。

9、做好档案防火、防虫、防潮、防尘、防强光、防盗、防高温、防鼠等“八防”工作,确保档案的完整与安全。

10、接受上级档案行政部门的监督检查。

11、完成学院交办的其他工作。

第七条 学院各单位兼职档案员是做好学院档案工作的基本力量。各级领导必须重视并给予大力支持,认真落实工作职责,共同搞好学院的档案工作。

 

第三章  文件材料的收集、整理与归档

 

第八条 我院档案由学院档案室统一管理,设立会计、人事、学生档案分室。学院档案室应确保学院档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第九条 严格执行文件、材料形成单位整理归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”:即将文件材料整理归档工作纳入学院及单位计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要工作完成后,都有一套完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十条 科研成果、基建工程、重大仪器设备等进行鉴定、开箱、验收时必须有档案人员参加,并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料项目,不予上报成果,不予评奖,不予验收。

第十一条 各临时机构、撤消机构形成的材料,应在机构撤消前做好整理工作,移交学院档案室保存,任何人不得带入其他单位。

第十二条 任何单位和个人不得将应该归档的文件材料以任何借口不交或据为己有、擅自销毁。销毁文件、材料要登记造册,经批准后专人监销。干部、职工在离开岗位时,要彻底清理文件、材料,办理交接手续。对个人在非职务活动中形成的重要档案材料,院档案室可以征集、代管等形式进行管理。

第十三条 各单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照()片、录像(录音)带等各种载体形式。文件材料的归档范围:(具体归档范围见附件7)。

1、党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关和学校关于党群管理的文件材料。

2、行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录和纪要;上级机关和学校关于人事管理、行政管理的材料。

3、学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4、教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87〕教办字016)的相关规定执行。

5、科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876)执行。

6、基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884)执行。

7、仪器设备类:主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8、产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

9、出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10、外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学以及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11、财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832)执行。   

第十四条 学院档案实行单位整理制度,各单位均为归档文件整理单位。

1、党政单位和能按年度归档的单位在每年年底,兼职档案员应根据本年度的收文、发文登记核对本年度收发的文件是否完整;教学单位和能按教学年度归档的单位在每学年第一学期开学后,将全部文件材料按归档范围收集整齐。在确定文件材料齐全、完整、准确的前提下开始分类、装订、排列、编号、编目、装盒。

2、归档文件整理规则:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区分不同保存价值,便于保管和利用。

3、质量要求

(1) 归档文件材料应齐全完整,并剔除重份文件。已破损的文件材料应予修整,字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。盒内文件、材料要去掉金属物,纸张整理平整,罗列整齐(左、下两方齐),可采用线装、胶粘。

(2) 在归档文件材料中,应将每份文件的正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文、来文与复文等同一件文件合在一起,不得分开。

(3) 不同年度的文件一般不得放在一起整理,但跨年度的请示与批复放到复文年整理;跨年度的规划、计划放在针对的第一年整理;跨年度的总结、报告放在针对的最后一年整理;跨年度的会议文件放在会议开幕年整理;按学年处理的文件材料归入专门年度。科研成果、基建工程项目、仪器设备的文件材料按项目整理,一项一个或若干个保管单位(册、袋、盒)。

(4) 归档文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依形成时间的顺序排列在一起,即批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前、附件在后;正本在前、定稿在后;转发文在前、被转发文在后;有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条、签发单的,可放在文件之前作为首页;重要的法规性文的历次文稿依次倒序排列在定稿之后,其他文件材料依其形成规律或特点按有关规定排列。

科研全过程形成的文件、材料,应按科研准备、研究实验到课题鉴定及成果申报、奖励、推广应用依次排序,进行系统整理,将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等材料,排放在研究课题全部文件材料之首,其余科研文件材料按科研阶段依上述顺序整理。

基建工程项目按可行性研究、设计基础、设计文件,工程管理文件,施工、竣工验收,基建财务,器材管理,生产技术准备、试生产的工作过程依次整理。底图采用卷筒或平放两种方式整理归档。透明底图必须用缝纫机打图边。

(5) 盒内文件材料应按顺序排列,在有文字或图表的页面上依次编写页号或件号,装订的归档文件应统一在文字的每页材料的正面的右上角填号。

(6) 永久、长期和短期保存的档案盒必须按规定格式填写归档文件目录,对文件材料题名(文件标题)不要随意更改和简化。没有题名应拟题名;有的虽有题名无实质内容,应重新拟定题名,加“[]”号。没有责任者(文件作者)及年、月、日的文件材料要考证清楚,将作者名称和年、月、日填入有关项内,在表示年、月、日数的右下角加“、”号。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。填写文件目录字迹要工整,文件目录应放在盒内件首。

(7) 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和经办责任者。各类期刊、简报按期号排列装盒。会议文件按会议名称、届次整理。会计凭证、报表按月序,帐簿按总帐、日记帐、分类帐、明细帐排序装盒。

(8) 有关盒内文件、材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置盒内文件之后(整理人:即负责整理该盒归档文件的人员姓名;检查人:即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。整理人和检查人不能为一人)。

(9) 档案盒封面应逐项按规定填写清楚。

第十五条 归档时间和归档手续

1、各部门应当在次年六月底以前整理完毕移交档案室。

2、各系部等应当在次学年寒假前整理完毕移交档案室。

3、科研类档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内整理完毕移交档案室,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

4、随时接收上级规定接收的档案。

5、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明文件标题,文件页数,移交时间,交接双方要签名。科技档案应由有关科技业务部门或归档人员撰写《归档材料说明书》。

第四章  档案的管理和利用

 

第十六条 档案室和各单位分管的全部档案都要进行科学分类整理并排列上架。分类方法按《成都航空职业技术学院档案分类法》(见附件6)执行。

第十七条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和学院关于保密的规定,由文件材料形成部门提出密级,院档案室对室藏档案实行密级保管,并会同有关业务单位定期进行档案密级审查,根据情况及时调整密级。

第十八条 建立、健全库房管理制度,配置防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防霉、防高温、防强光等设施,做好档案保护工作。及时修补、修复残破档案。

第十九条 档案室对保管期限已满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。

第二十条 档案室应积极主动地开展档案利用工作,编制各种检索工具和编辑档案资料,设立阅览室,为利用者提供方便。

第二十一条建立档案统计、检查制度,定期对档案数量、档案进出及利用、销毁进行统计,并向上级单位报送基本情况统计表。

第二十二条加强档案信息系统的基础建设,档案室应积极推行计算机管理,建立档案数据库,提高开发和利用档案信息资源的能力。

 

第五章  档案工作人员和经费

 

第二十三条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理知识,熟悉学院历史和档案室情况。

第二十四条 档案工作人员属档案专业技术人员,实行岗位聘任制。学院对档案工作人员进行定编、定岗、定职责,按学院有关规定进行德、能、勤、绩考核和评定职称。

第二十五条 各级领导应为档案人员提高政治、业务素质创造条件,关心他们的思想、工作和生活。

第二十六条 学院应遵循“方便利用、安全保管、有利发展”的原则,为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案用具和现代化设备。

 

第六章  考核、奖励和处罚

 

第二十七条 学院建立档案工作检查、评估、考核制度,对档案工作先进单位和个人(含分管领导及专、兼职档案人员)给予表扬和奖励。

第二十八条学院将按照《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定,对违反《中华人民共和国档案法》的行为予以处罚。

 

第七章   

 

第二十九条 本条例自公布之日起执行。原《成都航空职业技术学院档案工作管理条例》(试行)(成航委发〔200337号)作废。

第三十条 本条例由党委院部办公室负责解释。

 

附件: 1、《成都航空职业技术学院档案工作岗位职责》

       2、《成都航空职业技术学院档案借阅制度》

3、《成都航空职业技术学院档案接收制度》

4、《成都航空职业技术学院档案保密制度》

5《成都航空职业技术学院档案实体分类法》

6、《成都航空职业技术学院各单位档案具体归档范围》

 

          


 

附件1

 

成都航空职业技术学院档案工作岗位职责

 

根据《中华人民共和国档案法》和中华人民共和国教育部令27号《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》精神,为了明确各级分管档案工作的领导和专、兼职档案人员的职责范围,特制定本规定。

一、分管档案工作的校领导职责

1、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

 2、将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

3、建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

 4、研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

二、党委院部办公室分管档案工作负责人职责

1、在学校分管档案校领导的领导下,负责具体贯彻《档案法》、中华人民共和国教育部27号令及党和国家有关档案工作的方针政策,组织制订全校性的档案工作规章制度,并检查执行情况。

2、根据上级和校领导要求,提出全校档案工作发展规划、计划和报告,及时向学校领导汇报工作中的重大问题,组织召开全校档案工作会议。

3、负责学校档案工作的总结、表彰、检查和评比。

4、组织档案室对校内各单位档案工作进行业务指导和监督。

5、组织全院专、兼职档案人员学习政策和业务,开展学术研究,参加协作活动等。

6、积极创造条件,尽快实现档案的现代化管理。

7、负责接待和处理有关单位的来访、来函及有关档案业务对外联系。

8、完成学校领导交办的其他有关工作任务。

三、各单位分管档案工作的系、部、处、室领导职责

1、组织本单位人员学习档案法规,贯彻执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位议事日程,列入教学、科研和有关人员的职责范围。

2、做好本单位兼职档案员的工作,帮助他们解决工作中的实际困难,积极支持他们参加档案业务培训。

3、加强与学校档案室的联系,共同做好本单位档案工作的业务监督、指导和检查工作,保证归档文件质量并及时归档。

4、负责督促教研室收集典型教案、集体备课记录、试题、试卷、设备相关的文件材料等向所在单位兼职档案员移交;督促教师向本单位兼职档案员移交各种业务档案(教学口负责分管档案工作领导)。

5、在科研进行中督促各课题组积累科研文件资料,研究课题结束后审查科研文件材料是否完整、准确和系统,确定保管期限和密级,并签署意见(教学口负责分管档案工作领导)。

四、各单位兼职档案员职责

1、 根据学校档案划分的类目,结合本单位的实际,做好归档文件平时整理工作;

2、负责与本单位人员联系,做好档案材料的收集、保管、整理和归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

3、负责按学校规定编写页号,填写文件目录,经本单位领导和校档案室审查后,认真装订并按时向管理部门或档案室移交;

4、积极学习档案业务,不断提高档案工作水平,主动与档案室联系和汇报,接受业务指导和监督检查;

5、注意文件材料的安全和保密工作。

五、专职档案员职责

1、根据国家和高校有关档案工作的政策和法规,协助办公室分管领导组织制定学校档案工作的各项管理制度,并落实执行情况;

2、指导、监督、检查和协助各单位兼职档案干部做好文件材料的收集、整理及归档工作;

3、具体做好档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和销毁工作,严格按规章制度办事;

4、就档案工作中存在的问题随时向党委院部办公室主任提出改进的建议;

5、做好档案的安全保密工作;

6、做好“八防”工作,确保档案材料完整、安全;

7、负责档案室设备维护和保管;

8、完成领导交办的其他任务。

 

              

 

  

附件2        

 

成都航空职业技术学院档案借阅制度

 

为充分发挥档案资源在学院教学、科研和管理工作中的作用,为学院和社会提供利用服务工作,同时保证学院档案室所藏档案的完整、安全、保密,根据《高等学校档案单位业务建设规范》的规定特制定本制度。

一、利用者需完备相关手续后,方可到学院档案室进行查阅。查阅者需摘录、复制档案内容,应事先征得档案室工作人员同意。

二、本校教职工查阅自己工作职能范围内档案,需经本单位领导同意;查阅跨部门档案时,须经党委院部办公室主任批准;财会、人事档案须经主管部门负责人批准,并由一名工作人员陪同查阅利用。

三、查阅不属于自己工作职能范围内的涉密档案,须经学校有关领导批准;查阅党政绝密文件,则应由学校主要领导批准,并限定查阅范围;查阅涉及专利或技术秘密的科技档案,除形成该档案负责人外,其他人员须经形成该档案的负责人和有关单位负责人(缺一不可)同意,学校有关领导批准,查阅者必须负责保密。

四、校外人员查阅我校档案时,一律凭单位介绍信和利用者有效证件,并经学校有关领导(科技档案须经课题组负责人)同意后,照上述规定办理。

五、档案原则上应在档案查阅室阅览,本校教职员工如因工作特殊需借出者,须履行借出手续。档案外借期间不得转借他人,外借时间不得超过七天。如需续借的,经同意后办理续借手续,续借不得超过五天。对无故逾期不还者,应停止其借阅。档案查、借、归还时,由利用者和档案管理人员共同进行清点检查,并在档案查阅或借阅登记簿上登记,如果发现档案损坏或丢失,要及时查清,设法补救并追究有关人员责任。档案利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留档案室存查。

六、严禁携带易燃、易爆、腐蚀物品进入档案室,严禁在档案室、资料室吸烟。

七、借阅档案应严守保密规定。注意爱护档案,不准增删、折叠、勾划、涂改、批注;更不得污损、抽取、调换、剪裁、毁坏档案等。

八、在借阅档案期间离校或离退休人员应在离校或退离休前到校档案室办理退还手续。

九、本制度由学院党委院部办公室负责解释。

 

 

附件3

 

成都航空职业技术学院档案接收制度

 

一、定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值,经过整理立卷后的不同载体的文件材料。

二、档案部门要对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。每年归档后考核评比一次。

三、接收归档的案卷必须保证质量,应符合下列要求:

1、应归档的文件材料齐全完整;

2、文件按其内容的联系,合理整理、立卷;

3、归档的文件材料,保持文件之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、按件装订,标题简明确切,便于保管和利用。

四、接收档案时间和手续:党政部门和能按年度归档的部门在次年底以前归档。教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后及时归档。随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。

 

 

 

附件4

 

成都航空职业技术学院档案保密制度

 

一、档案管理人员和档案使用者应树立保密观念,严格贯彻执行《档案法》和《保密法》,遵守学校保密制度,共同保守档案机密。

二、各类档案应按规定进行查、借阅并严格履行相关手续,查、借阅机密档案须经分管院领导批准。

三、对于机密档案要严格管理,不得将档案私自带出档案室或外传,不得私自对档案内容进行摘抄、拍照、翻印或复制。如确需复制保密档案材料,须经分管院领导批准。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容,不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、档案使用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管并及时归还,不得任意转借他人、携带出差、探亲访友或出入公共场所。

六、如发生失密、泄密或档案被盗事件,要立即报告主管领导以及保密或保卫部门,当事者要写出书面报告。对于违反保密规定,造成失、泄密者,将视性质及情节轻重给予严肃处理。

七、对于保管期满或失去保存价值的档案文件要按规定销毁,不得以废纸出售。

八、档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则,做到进出关门、上锁,做到不失密、不泄密。

 

 

 

 

 

 

附件5

 

成都航空职业技术学院档案实体分类法

 

DQ   党群

  11 党务综合

    党委、直属支部综合材料入此

12       纪检

13       组织

14       宣传教育

   学生思想政治工作材料入此

15       统战

民主党派材料入此

16       工会

妇女工作材料入此

17       团委

学生社团材料入此

 

XZ   行政

11       综合

教职工代表大会和院、系、部单位综合材料入此

12       人事

师资培养材料入此

13       监察审计

14       保卫

15       后勤管理

16       档案、图书、文博

 

JX    教学工作

   11 综合

    学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

   12 学科与实验室建设专业设置入此

   13 招生

   14 学籍管理

    学生奖惩材料入此。

   15 课堂教学与教学实践

   16 学位(暂无)

   17 毕业生

     毕业生信息反馈工作入此。

18 教材

 

XS  学生

   11 综合

   12 按年级设置类目

 

KY  科学研究

 11 综合

    科研经费管理、学术活动材料入此。

 12 按项目设置类目

 

CP  产品生产与科技开发

 11 综合

 12 按产品种类设置类目

 

JJ  基本建设

   11综合

   12 按单项工程设置类目

 

SB  仪器设备

   11综合

   12 按仪器设备种类设置类目

 

CB  出版

   11综合

   12报纸

   13刊物

   14书稿

   15音像

 

WS 外事

   11 综合

   12 出国(境)

     国际合作与会议材料入WS14

   13 来校

  14 国际合作与会议

  15 外国留学生工作

 

CK  财会

  11 综合

  12 会计报表

  13 会计账簿

  14 会计凭证

  15 工资清册

      奖金,助学金入此。


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